Todos juntos!
Começam a trabalhar pelas nove, entram com um copo de plástico cheio de café fumegante numa mão. A mala com o computador portátil na outra. Cumprimentam meia dúzia de colegas com um sonoro “bom dia” e as outras duas dúzias com acenos rápidos de cabeça. Pelo caminho são esquecidos cumprimentos a umas 15 pessoas que já estão absortas nas suas conversas telefónicas e quando finalmente alcançam o seu posto de trabalho, conseguem interromper o colega da direita com uma pergunta fatual “que chuva, heim?” e distrair a colega da esquerda com um ruidoso movimento na cadeira antes de se prepararem para mais um dia de trabalho perguntando com um berro ao colega de frente: “Dinis, os relatórios já estão prontos?”. Assim é a vida num open space!
Na hora de projetar ou remodelar o espaço do seu escritório, pode ficar na dúvida entre salas fechadas ou um open space que é utilizado atualmente pela maioria das empresas, particularmente as start-ups que optam por espaços abertos projetados para acomodar todos os colaboradores. As razões pelo qual o fazem são múltiplas mas a encabeçar a lista está a otimização de espaços e a redução de custos.
Mas a solução nem sempre agrada aos funcionários. Alguns ficam descontentes com a falta de privacidade e anseiam por um lugar onde se possam concentrar. Além do mais, um open space tende a oferecer uma visão aborrecida de secretárias em fila, coladas umas às outras, onde cada pessoa fica em frente a um colega e ao lado de outros dois.
Defendem alguns empresários que a ideia é que assim, em estreita (na verdadeira aceção da palavra) colaboração uns com os outros, os funcionários possam ver e ouvir tudo e terem um rendimento mais eficaz. O problema é que qualquer grupo de trabalhadores tem ritmos, tarefas, comportamentos e disposições diferentes. E há que reconhece-lo. Há momentos em que precisam de partilhar informação, reunir, colaborar e há momentos em que precisam de se isolar, ficar sossegados, refletir. Complicado, não é?
Ainda assim a moda veio para ficar e agora vai perceber porquê.
Vantagens de um open space
Custos menores
Os escritórios abertos são mais económicos porque permitem a acomodação de mais pessoas em menos espaço. Uma vantagem particularmente importante para pequenas empresas e start-ups.
Também as contas de eletricidade, aquecimento e ar condicionado são reduzidas porque o espaço apesar de grande, é menor do que aquele que teria de arranjar se fosse necessário alojar todos os funcionários em salas fechadas. A par, a iluminação fica mais em conta porque é usada com menos frequência, devido ao facto de um open space ser mais leve e arejado.
Comunicação facilitada
É mais eficiente, rápido e fácil comunicar em open space. Não há desperdício de tempo entre percursos para os diferentes escritórios, porque todos estão no mesmo sítio e as ideias fluem livremente com toda a gente na mesma sala. O open space permite ainda que os vários departamentos se reúnam de forma eficaz e produtiva e que impere o bom relacionamento pessoal e profissional entre todos.
Num open space pode-se reduzir tempo de espera por respostas que se conseguem no imediato. Se tem uma pergunta a fazer à Alice da contabilidade, só precisa de levantar a cabeça e chamá-la. Isso é improvável num escritório com diversas salas onde nem todos sabem o que verdadeiramente está a acontecer na empresa. A comunicação fica facilitada num open space já que a pessoa com quem queremos falar ou de quem precisamos de uma opinião está a distância de um braço. Uma vantagem que inclusive pode evitar alguma frustração nos colaboradores que, quando trabalham num escritório fechado, se sentem sós e desacompanhados.
Brainstorming produtivo
Num open space todos podem mais facilmente ser inseridos em conversas de trabalho como planeamento ou debate estratégico, promovendo-se assim o brainstorming e o trabalho de equipa.
Supervisão fácil
É mais fácil de supervisionar uma equipa se ela estiver numa área centralizada. Num open space os administradores, gestores e gerentes estão em constante contato com o seu pessoal. Surgindo um problema ele é mais facilmente identificado e erradicado. Menos tempo para confusão, mais tempo para a ação.
Alterações rápidas
Se o layout do escritório precisa de ser alterado, por exemplo, num open space essa tarefa pode ser feita de forma rápida e com o mínimo esforço. Pelo contrário, em escritórios com salas fechadas qualquer alteração implica um esforço financeiro e temporal mais alargado.
Desvantagens de um open space
Maior ruído
Naturalmente os espaços abertos são mais ruidosos que os espaços fechadas. Os funcionários estão todos numa grande área onde convivem com as conversas uns dos outros, sejam telefónicas sejam presenciais, música ambiente, etc, o que pode levar algumas pessoas a distraírem-se, diminuindo assim a produtividade e aumentando as hipóteses de erro.
Maior movimento
Num open space há mais movimento porque é comum que as pessoas circulem de um lado para o outro. E isso pode desconcentrar os colaboradores que estão sentados.
Maior distração
Sem paredes à volta, é provável que as pessoas mantenham os olhos errantes e se distraiam a observar ou ouvir o que os colegas fazem e dizem.
Menor segurança
A segurança é reduzida num open space porque não há portas nem fechaduras. Isso pode levar a pequenos furtos, a acesso a informações mais confidenciais, entre outros problemas.
Pouca privacidade
O grau de privacidade num open space é zero. Se precisa de telefonar a um amigo ou familiar ou mesmo conversar com um colega de trabalho sobre informação confidencial, tem de ter em mente que os outros o vão ouvir. Ou se levanta e afasta até um local mais privado para atender o telefonema ou conversar com o colega – o que em última análise implica alguma perca tempo – ou fala baixinho – e atrai ainda mais a atenção – ou reza para que os outros não estejam para perder tempo a ouvir o que está a dizer.
Do mesmo modo, é complicado receber clientes ou fornecedores com os quais precisa discutir informação que não pretende partilhar com os colegas.
Interrupções desnecessárias
A proximidade física dá a ilusão de disponibilidade do outro. Num open space as pessoas acabam por estar constantemente a interromper o fluxo de trabalho dos colegas que estão ao lado com questões que não interessam a mais ninguém ou que podem esperar, como “tu ouviste o que disse este cliente” (não, não ouviu nem lhe interessa saber) ou “olha lá o email que recebi agora” (não, não quer ver nenhum email) ou “acho que o Antunes hoje está maldisposto” (não, não quer saber da disposição do Antunes e só vai levantar a cara para olhar para ele por pura curiosidade).
Maior propagação de doenças
A propagação de doenças e infeções é mais fácil num open space. Quando a época das gripes e constipações chega, por exemplo, é costume que a maioria dos funcionários seja contaminada porque partilha não só o espaço mas também os telefones, computadores, canetas e afins.
Conflitos com iluminação, aquecimento e ar condicionado
Não se pode agradar a gregos e troianos, verdade? Num open space a iluminação, a temperatura do ar condicionado e/ou do aquecimento pode gerar conflitos porque as pessoas são diferentes e a nivelação de gostos é complicada. Uns sentirão frio e outros calor a mais. A sua colega do lado pode vestir um casaco contrafeita, enquanto a colega da frente se abana com um leque improvisado. Poucos estarão verdadeiramente confortáveis.
Comportamentos adequados num open space
Se ainda assim mantém o interesse neste modelo, saiba que para minimizar as desvantagens de trabalhar num open space, podem-se promover uma série de comportamentos adequados junto de quem trabalha no espaço aberto, tais como:
- Manter a secretária arrumada
- Evitar deixar documentos/contactos acessíveis a quem circula
- Minimizar a exposição de objetos pessoais
- Utilizar apenas as zonas demarcadas para circulação mesmo que tenha de fazer um percurso mais longo
- Ser cuidadoso com as conversas: usar um vocabulário correto e não aumentar o volume de voz
- Falar sobre certos temas referentes a clientes e projetos mais delicados numa sala de reunião
- Evitar conversas pessoais desnecessárias ao telefone
- Não distrair os outros colaboradores com pormenores tão simples como: deixar o telefone tocar vezes sem fim ou não o reencaminhar as chamadas quando se ausenta
- Não atender o telefone em alta voz
- Se possível, colocar o telefone no modo silêncio
- Usar auscultadores ao invés de ter a rádio ligada e sintonizada na sua estação preferida
- Para evitar proliferação de cheiros, não almoçar à mesa de trabalho
- Não colocar perfume em excesso
Há, portanto, vantagens e desvantagens em optar por um open space. Estratégias e conselhos que podem minimizar os inconvenientes mas, ainda assim, os pós e contras devem ser avaliados antes de ser tomada uma decisão. Contará sempre com apoiantes de um lado e opositores do outro.
E apesar de pouco comuns há soluções intermédias entre as duas hipóteses: escritórios com salas fechadas e open space. Em alternativa, existem também alternativas para minimizar as desvantagens do open space tais como chat para comunicações entre as pessoas que permite conversas através do computador, individuais ou em grupo, que minimizam as interrupções, além da hipótese de utilizar salas fechadas para reuniões. A par, pode ainda dar atenção a peças de mobiliário que conseguem amenizar os inconvenientes de trabalhar num espaço aberto, como sofás “alcova”, com lados acolchoados elevadas, onde pequenos grupos de trabalho se podem sentar para uma reunião e que dão às pessoas a sensação de que estão fora da agitação do escritório, embora estejam inseridas no open space. Há ainda os chamados workbays, variações sobre o habitual cubículo ou compartimento de cada colaborador, com curva e lados wrap-around que surgem ao nível dos olhos, para minimizar a distração.
Em última análise, a decisão tem de ser sua, baseada apenas no que é melhor para a empresa e para o seu negócio.
Uma resposta
Boa tarde, para a desvantagem ligada à segurança, quais seriam as medidas tomadas para contornar, utilização de armários com chaves, proteção de tela, delimitação de espaço por guias no chão? teria alguma outra sugestão, principalmente que atendam a ISO 27001:2013.
Obrigado!